Hàm IF trong excel là một hàm logic nhiều điều kiện. Cú pháp và cách sử dụng trong excel 2003 2007 2010 2013.
Cách kết hợp với Hàm VLOOKUP, LEFT, RIGHT, MID, AND, OR,… như thế nào?
Hàm IF là một hàm vừa nâng cao vừa cơ bản.
Cơ bản ở điểm: một hàm IF đơn rất dễ làm, giải các bài toán thông thường như: nếu đạt doanh số thưởng, còn không thì hưởng 80% lương….
Với kinh nghiệm trên 12 năm giảng dạy excel, Trường tự tin sẽ giúp bạn thành thạo hàm IF.
Tóm tắt những nội dung chính bạn sẽ được học trong bài viết này.
Định nghĩa và cú pháp hàm IF
Ví dụ cách sử dụng
Hàm IF lồng và ví dụ minh họa
Kết hợp với hàm VLOOKUP
Kết hợp hàm MID, LEFT, AND
TÓM LƯỢC
Hiểu theo nghĩa đơn giản là hàm Nếu … Thì…. trong excel. Rõ ràng hơn đó là hàm kiểm tra 1 giá trị với điều kiện cho trước, nếu thỏa mãn điều kiện thì trả về 1 giá trị, nếu không thỏa mãn thì trả về một giá trị khác
Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế hàm IF chỉ đơn giản như sau:
– IF cơ bản: nếu đạt chỉ tiêu ( đạt thưởng/ đạt giỏi/ thỏa mãn điều kiện…) thì trả về kết quả (kiểu như là được thưởng cho, được giảm giá, được…), còn nếu không đạt thì không được gì (trả về 0) / bị phạt (trừ tiền)/ xếp loại kém…..
– IF nâng cao: Là sử dụng các hàm lồng ghép cùng nó. Hàm IF có thể lồng ghép linh hoạt với rất nhiều các hàm như: Hàm VLOOKUP, LEFT, RIGHT, MID, AND, OR,… để giải rất nhiều trường hợp trong cuộc sống của chúng ta.
= IF (Logical_test, Value_if_true, Value_if_false)
– Logical_test: được dùng để kiểm tra xem giá trị cần so sánh có thỏa mãn điều kiện cho trước hay không
– Value_if_true: Nếu giá trị cần so sánh thỏa mãn điều kiện thì hàm if sẽ trả về giá trị A (Giá trị A này do người dùng nhập vào theo ý muốn)
– Value_if_false: Ngược lại, nếu không thỏa mãn thì trả về giá trị B do người dùng tự nhập vào.
Ô B1: Nhập điểm của bạn
Ô B2: Hiển thị kết quả tương ứng với số điểm bạn nhập và qui định phân loại kết quả thi.
Bài toán đặt ra: Nếu điểm của bạn (Tại ô B1) trên 5 bạn sẽ đỗ (Trả kết quả đỗ tại ô B2), còn lại bạn sẽ đánh trượt (Trả kết quả Trượt)
Như vậy ta chỉ cần nhập công thức hàm IF ở ô B2 để so sánh điểm bạn vừa nhập ở ô B1 với qui định phân loại kết quả thi đã có để xác định bạn Đỗ hay Trượt.
Value_if_true: “ĐỖ”
Value_if_false: “TRƯỢT”
Thông qua ví dụ trên, ad hi vọng rằng 100% bạn đọc sẽ hiểu cách mà hàm if làm việc để tiến tới các kiến thức nâng cao hơn của hàm này trong các phần tiếp theo.
Giá trị so sánh, trả về nếu là dạng Text phải đặt trong nháy kép ” “
Trong công thức ở ô B2 có thể bạn sẽ thắc mắc tại sao lại có dấu nháy kép “” ở 2 bên chữ Trượt và Đỗ. Bởi lẽ Trượt và Đỗ là văn bản.
Ở ví dụ trong phần 2, ad đã chọn một ví dụ rất đơn giản để các bạn dễ hình dung. Trong thực tế ta còn có một yêu cầu khác phức tạp hơn là phân loại học sinh (yếu, trung bình, khá, giỏi) dựa trên số điểm mà học sinh đó đạt được.
Tóm tắt bài tập:
Bạn có một bảng danh sách điểm của từng học sinh.
Nhiệm vụ của bạn là Xếp loại học sinh dựa vào
Điểm trung bình của từng học sinh
Bảng xếp loại cho sẵn ở bên phải
– Bảng xếp loại là vùng ô $G$6:$H$10
Như vậy để có thể tìm được xếp loại của từng học sinh, ta dùng hàm (Nếu – Thì) để so sánh điểm của học sinh đó với bảng xếp loại:
Cụ thể hơn cho các phân tích ở trên, ad viết công thức đầy đủ cho việc phân loại học lực của các học sinh như sau:
Lần 2 – màu XANH: Nếu không thoả mãn điều kiện lần 1 thì chắc chắn điểm của Trần Minh nhỏ hơn 9 rồi.
Hàm if lần 2 sẽ so sánh điểm của Minh với 7.
Nếu không thì excel sẽ dò tiếp điều kiện sau
Lần 3 – màu TÍM: Nếu không thoả mãn điều kiện ở hàm if số 2 thì chắc chắn điểm của Minh nhỏ hơn 7 rồi.
Lần lồng hàm thứ 3 sẽ so sánh điểm của Minh với 5.
Nếu không thoả mãn thì chắc chắn là điểm của Minh nhỏ hơn 5.
Khi đó chỉ còn 1 loại kết quả là Yếu cho các học sinh nhỏ hơn 5.
Do vậy ta không cần viết thêm hàm if nữa mà ta viết luôn “Yếu”. Để hoàn tất thành tố thứ 3 (value_if_false) của một hàm chuẩn.
Tuy nhiên nhiều bạn lại viết công thức như sau:
Nên làm theo công thức nào hay công thức nào là đúng: (1) hay (2)
Ad sẽ giải thích như sau:
Hai công thức này đều đúng, tuy nhiên chúng ta nên dùng theo công thức (2) bởi lẽ:
+ Nếu thỏa mãn điều kiện thì giá trị trả về là “Giỏi”.
Công thức (1) vẫn tính toán đúng kết quả chúng ta muốn trong khi ngắn gọn hơn rất nhiều.
CÓ THỂ LỒNG BAO NHIÊU HÀM IF TRONG 1 CÔNG THỨC EXCEL (2003, 2007, 2010, 2013)
Trong excel 2003: Bạn có thể lồng tới 7 hàm trong 1 công thức excel
Trong excel 2007, 2010, 2013: Bạn có thể thêm tới 64 hàm if trong 1 công thức excel.
Với excel 2007 trở đi, bạn thoải mái lồng nhiều hàm với nhau. Nhưng bạn thử tưởng tượng xem bạn sẽ gặp phải chuyện gì khi bạn lồng tới mấy chục hàm vào trong 1 công thức như thế.
Ngay đến cả ad đã dùng excel nhiều năm nay, nhưng với một hàm quá dài thì rủi ro viết nhầm.
Viết sai là chuyện rất dễ xảy ra.
Và khi sai mà ngồi đọc một hàng dài công thức để kiểm tra xem lỗi ở đâu là một thử thách thực sự với sự kiên nhẫn của bất kỳ ai.
Đó là lý do bạn cần phải kết hợp với các hàm excel khác như hàm: MATCH, AND, VLOOKUP, …
HÀM IF KẾT HỢP VỚI CÁC HÀM EXCEL KHÁC
Bài viết sẽ quá dài để viết hết tất cả các cách kết hợp hàm. Do đó, ad sẽ viết mỗi cách kết hợp sang một bài khác nhau để các bạn dễ dàng theo dõi.